Державна податкова адміністрація України своїм листом від 26.01.2011 р. N 2049/7/16-1117 повідомляє, що з метою забезпечення застосування пункту 201.15 статті 201 розділу V Податкового кодексу України (далі - Кодекс) наказом Державної податкової адміністрації України від 24.12.2010 N 1002 "Про затвердження форми Реєстру виданих та отриманих податкових накладних та Порядку його ведення", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 29.12.2010 за N 1402/18697 (далі - наказ N 1002), затверджено нову форму Реєстру виданих та отриманих податкових накладних (далі - Реєстр) та Порядок його заповнення (далі - Порядок). 

Наказ N 1002 набрав чинності з дня офіційного опублікування (з 10 січня 2011 року - "Офіційний вісник України", N 101, 2010).

Нова форма Реєстру містить суттєві відмінності від попередньої:

1) Реєстр містить службові поля від 01 до 06.

У службовому полі Реєстру для відмітки про тип декларації (рядки 011 - 012) та службовому полі для відмітки про форму податкової декларації (рядки 021 - 024) вказується позначка (х) у рядку службового поля, яке відповідає типу та формі декларації.

У службовому полі Реєстру для відмітки номеру порції Реєстру (рядок 013) вказується числове значення від 01 до 99.

Примітка: згідно з електронним форматом (відповідно до стандарту), затвердженим Державною податковою службою України, Реєстри, які містять значну кількість записів, рекомендується подавати порціями не більше 20 тисяч записів.

У службовому полі 03 "Звітний (податковий) період" зазначається звітний (податковий) період (місяць чи квартал), за який подається Реєстр.

У службовому полі 04 "Платник" зазначається найменування - для юридичної особи та постійного представництва; прізвище, ім'я, по батькові - для фізичної особи - підприємця; найменування, дата та номер договору - для спільної діяльності; найменування, дата та номер договору - для особи - управителя майном; найменування, дата та номер угоди про розподіл продукції - для інвестора (його постійного представництва).

У разі ведення частини Реєстру філіями та структурними підрозділами платника у службовому полі 04 "Платник" зазначається найменування платника і через дріб найменування та числовий код, установлений для цих філій та інших структурних підрозділів.

У службових полях 05 "Індивідуальний податковий номер платника ПДВ" та 06 "Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ" зазначається індивідуальний податковий номер платника ПДВ та номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ відповідно.

2) у розділі I Реєстру реєструються видані податкові накладні, а у розділі II Реєстру - отримані податкові накладні та інші документи, які підтверджують факт придбання товарів/послуг;

3) крім того, Реєстр містить службові поля:

"Дата подання копії реєстру";

"ініціали та прізвище", "підпис" керівника та головного бухгалтера, їх "реєстраційний номер облікової картки платника податків";

"ініціали та прізвище", "підпис" - для платника ПДВ фізичної особи - підприємця;

"місце печатки".

Стосовно нового Порядку ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних.

Порядком передбачено можливість делегування платником податку філії або структурному підрозділу права ведення частини Реєстру в межах діяльності такої філії (структурного підрозділу). Для цього платник податку повинен кожній філії та структурному підрозділу присвоїти окремий числовий код, про що письмово проінформувати орган державної податкової служби за місцем його реєстрації як платника податку на додану вартість.

У разі якщо платником податку делеговано філіям або структурним підрозділам право ведення частини Реєстрів, дані таких частин Реєстрів є складовими частинами Реєстру платника податку, який повинен бути складений як єдиний документ за результатами діяльності за відповідний звітний період з урахуванням показників реєстрів структурних підрозділів.

Під час виконання договорів про спільну діяльність, договорів управління майном та угод про розподіл продукції Реєстр ведеться особою, яка веде облік результатів такої діяльності.

Як і раніше, платники податку на додану вартість складають окремі Реєстри за такими видами діяльності:

сільськогосподарські підприємства, які застосовують спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства відповідно до статті 209 розділу V Кодексу;

сільськогосподарські підприємства усіх форм власності, які відповідають критеріям, визначеним статтею 209 Кодексу, але які не обрали спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського, лісового господарства та рибальства та реалізують молоко, худобу, птицю, вовну власного виробництва, а також молочні продукти, молочну сировину та м'ясопродукти, вироблені у власних переробних цехах (згідно з пунктом 209.18 статті 209 Кодексу);

переробні підприємства усіх форм власності, які згідно з пунктом 1 підрозділу 2 розділу XX Кодексу за реалізовані ними молоко, молочну сировину та молочні продукти, м'ясо та м'ясопродукти, іншу продукцію переробних тварин, закуплених у живій вазі (шкури, субпродукти, м'ясо-кісткове борошно), у повному обсязі спрямовують суми податку на додану вартість до спеціального фонду державного бюджету.

Крім того, пунктом 3 Порядку передбачено, що Реєстр ведеться в електронному вигляді у форматі, затвердженому центральним органом податкової служби, та за власним бажанням платника у паперовому вигляді.

Платники податку щомісяця в строки, що передбачені для подання податкової звітності (календарний місяць), у тому числі для яких встановлено звітний податковий період - квартал, подають органу державної податкової служби копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних за такий період в електронному вигляді. Реєстри можуть подаватися:

за допомогою телекомунікаційних мереж загального користування з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису (за умови отримання їх у визначеному законодавством України порядку) у форматі, затвердженому центральним органом податкової служби;

на електронних носіях.

У Реєстрі окремо обліковуються операції:

з постачання товарів/послуг, які оподатковуються податком на додану вартість за ставкою 20 відсотків чи 0 відсотків, звільнених від оподаткування, та тих, що не є об'єктом оподаткування;

з придбання товарів/послуг з метою використання у господарській діяльності платника для здійснення операцій, які оподатковуються податком на додану вартість за ставкою 20 відсотків чи 0 відсотків, звільнених від оподаткування, та тих, що не є об'єктом оподаткування, а також тих, які не призначаються для використання у господарській діяльності цього платника податку або для постачання послуг за межами митної території України чи послуг, місце постачання яких визначається за межами митної території України.

У розділі I Реєстру відображаються також податкові накладні, виписані у випадках, визначених пунктом 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПА від 21.12.2010 N 969, розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), вантажні митні декларації (далі - ВМД).

Облік виданих податкових накладних проводиться у день виникнення податкових зобов'язань, дата виникнення яких визначається відповідно до вимог статті 187 розділу V Кодексу.

Облік операцій з постачання товарів/послуг, що оподатковуються і звільнені від оподаткування, ведеться на підставі податкової накладної та розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

Записи на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) здійснюються у разі здійснення коригування сум податкових зобов'язань відповідно до статті 192 розділу V Кодексу.

Облік операцій з постачання товарів/послуг, які не є об'єктом оподаткування, включаючи ті, по яких податок на додану вартість не справляється (послуги, які постачаються за межами митної території України, або місце постачання яких визначається за межами митної території України), ведеться на підставі документів бухгалтерського обліку.

Особливості заповнення деяких граф розділу I Реєстру.

У графі 1 записується порядковий номер податкової накладної (порядковий номер податкової накладної відповідає порядковому номеру запису в Реєстрі), розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

У графі 2 вказується дата виписки податкової накладної.

У графі 3 вказується порядковий номер податкової накладної, що відповідає номеру з графи 1, номер розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної).

Для податкових накладних/розрахунків коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) філій (структурних підрозділів) та/або складених за видами діяльності, що передбачають спеціальний режим оподаткування, порядковий номер (графа 3 Реєстру) відповідає порядковому номеру такої податкової накладної. Тобто, після номеру з графи 1 через дріб вказується код спеціального режиму та/або числовий код філії.

Порядковий номер інших документів, що вказуються у Реєстрі, складається з чисел, без додавання символьних позначок.

У разі якщо платником здійснюються експортні операції, у графі 3 проставляється останні шість знаків порядкового номеру ВМД.

У графі 4 зазначається вид документа згідно з такими позначеннями:

ПН - податкова накладна.

У разі виписки податкової накладної по окремих операціях, визначених у пункті 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПА від 21.12.2010 N 969, до виду документа додається код операції (наприклад, ПН - податкова накладна, ПН01 - податкова накладна, виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною);

РК - розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної);

ВМД - вантажна митна декларація;

БО - документ бухгалтерського обліку.

У разі якщо дані документа включаються до уточнюючих розрахунків за звітний (податковий) період, до виду документа додається літера "У" (наприклад, ПН - податкова накладна, ПНУ - податкова накладна, яку включено до уточнюючих розрахунків).

У графі 5 вказується найменування (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичної особи - підприємця) покупця.

У графі 6 вказується індивідуальний податковий номер покупця - платника податку на додану вартість.

У графах 7 - 12 відображається інформація щодо постачання товарів/ послуг.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком (+ чи -).

У розділі II Реєстру відображаються отримані податкові накладні, розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), ВМД, а також інші документи, на підставі яких здійснюється облік операцій з придбання товарів/послуг (пункти 201.10 та 201.11 статті 201 розділу V Кодексу).

При цьому, операції з отримання послуг від нерезидента на митній території України відображаються на підставі податкової накладної, податкові зобов'язання за якою включені до податкової декларації попереднього періоду.

Облік придбаних товарів/послуг на митній території України в осіб, які не зареєстровані як платники податку на додану вартість, ведеться на підставі документів, що засвідчують постачання таких товарів/послуг.

Особливості заповнення деяких граф розділу II Реєстру.

У графі 1 проставляється номер запису податкової накладної, розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), інших подібних документів, указаних у пунктах 201.10 та 201.11 статті 201 розділу V Кодексу, та документа, який засвідчує факт придбання товарів, ВМД. Указаний номер запису переноситься на зазначений документ.

У графі 2 вказується дата отримання податкової накладної чи іншого документа, указаного в підпункті 11.1 цього пункту.

До граф 3, 4 переносяться відповідні реквізити податкової накладної чи іншого документа, указаного в підпункті 11.1 цього пункту.

При цьому в графі 4 вказуються виключно числові значення з урахуванням наступного:

податкові накладні/розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) складені філіями (структурними підрозділами) та/або за видами діяльності, що передбачають спеціальний режим оподаткування, мають порядковий номер з урахуванням коду спеціального режиму та/або числового коду філії вказаного через дріб;

для вантажних митних декларації по операціях з імпорту товарів вказуються останні шість знаків порядкового номеру ВМД.

У графі 5 зазначається вид документа згідно з такими позначеннями:

ПН - податкова накладна;

РК - розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної);

ВМД - вантажна митна декларація;

ЧК - касовий чек;

ТК - транспортний квиток;

ГР - готельний рахунок;

ПЗ - рахунок за послуги зв'язку;

ПО - послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку;

ЗП - заява платника та копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв'язку з придбанням таких товарів/послуг або копії первинних документів, складених відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг відповідно до пункту 201.10 статті 201 розділу V Кодексу;

НП - документ, що засвідчує придбання товарів/послуг на митній території України в осіб, які не зареєстровані як платники податку на додану вартість.

У разі якщо дані таких документів включаються до уточнюючих розрахунків за звітний період, до виду документа додається літера "У" (наприклад, ПН - податкова накладна, ПНУ - податкова накладна, яку включено до уточнюючих розрахунків).

У графі 6 вказується найменування (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичної особи - підприємця) постачальника.

У разі придбання товарів за межами митної території України та отримання послуг від нерезидента на митній території України у графі 6 проставляються країна нерезидента та найменування (прізвище, ім'я, по батькові /за наявності/ - для фізичної особи) нерезидента.

У графі 7 вказується індивідуальний податковий номер постачальника - платника податку на додану вартість.

У разі якщо товари/послуги, придбані в нерезидента, не призначаються для використання у господарській діяльності або придбані з метою їх використання для постачання послуг за межами митної території України або послуг, місце постачання яких визначається відповідно до пункту 186.3 статті 186 розділу V Кодексу, у графі 7 відображається умовний ІПН "200000000000".

Якщо товари/послуги придбані в нерезидента, у графі 7 відображається умовний ІПН "300000000000".

У разі якщо товари/послуги придбані в особи, яка не зареєстрована як платник податку, у графі 7 відображається умовний ІПН "400000000000".

У графі 8 вказується загальна сума, включаючи податок на додану вартість.

У графах 9, 11, 13 та 15 вказується вартість товарів/послуг та основних фондів без податку на додану вартість.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком (+ чи -).

У графах 10, 12, 14 та 16 вказується сплачена (нарахована) сума податку на додану вартість за товарами/послугами та основними фондами, визначена виходячи з їх вартості, зазначеної у графах 9, 11, 13 та 15 (відповідно).

Сума податку на додану вартість, указана в графах 12, 14 та 16, до податкового кредиту не включається.

У разі придбання у платника податку на додану вартість товарів/послуг та основних фондів, звільнених від оподаткування, та тих, що не є об'єктом оподаткування, а також придбання в особи, незареєстрованої платником податку на додану вартість, у графах 10, 12, 14 та 16 робиться позначка "Ш" (нуль).

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком (+ чи -).

Крім того, Порядком визначено, що якщо платником проводиться розподіл сум податкового кредиту відповідно до пункту 199.1 статті 199 та/або абзацу другого підпункту "а" підпункту 209.15.1 пункту 209.15 статті 209 розділу V Кодексу, в останній день відповідного звітного (податкового) періоду робиться запис щодо коригування записів податкових накладних, відповідно до яких придбавались такі товари/послуги.

При цьому у графі 5 до виду документа додається літера "Р" (наприклад, ПН - податкова накладна, ПНР - податкова накладна, по якій проведено розподіл суми податкового кредиту).

Платники податку щомісячно визначають підсумки щоденно зареєстрованих операцій за звітний (податковий) період та окремо визначають підсумки для уточнюючих розрахунків.

Копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних за новою формою подаються в електронному вигляді щомісячно в терміни, що передбачені для подання податкової звітності, починаючи із звітного (податкового) періоду за січень 2011 року.

Одночасно звертаємо увагу, що відповідно до пункту 201.4 статті 201 розділу V Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року N 2755-VI та п. 6 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПА України від 21.12.10 N 969, податкова накладна виписується у двох примірниках у день виникнення податкових зобов'язань продавця.

При цьому, пунктом 201.10 статті 201 розділу V Податкового кодексу України та п. 6 Порядку N 969 передбачено, що продавець зобов'язаний видати податкову накладну, яка відповідно до п. 11 підрозділу 2 розділу XX Кодексу підлягає реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних, тільки після такої реєстрації.

Відсутність факту реєстрації платником податку - продавцем товарів/послуг податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних та порушення порядку заповнення податкової накладної не дає права покупцю на включення сум податку на додану вартість до податкового кредиту та не звільняє продавця від обов'язку включення суми податку на додану вартість, вказаної в податковій накладній, до суми податкових зобов'язань за відповідний звітний період.

Таким чином, податкова накладна повинна бути зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних в день її виписки.